Mengadakan gathering perusahaan bukanlah hal sepele. Meskipun kesannya santai dan informal, acara ini justru memiliki potensi besar untuk membangun kembali semangat kerja, mempererat hubungan antar karyawan, hingga memperkuat budaya perusahaan. Namun, untuk memastikan acara berjalan lancar, menyenangkan, dan berdampak positif, dibutuhkan perencanaan yang matang.
Salah satu alat bantu terbaik dalam proses ini adalah checklist persiapan. Berikut adalah daftar periksa penting yang perlu Anda siapkan sebelum gathering perusahaan dilaksanakan :
Menentukan Tujuan dan Tema Acara Secara Jelas
Langkah awal yang krusial adalah memahami mengapa gathering ini diadakan. Apakah tujuannya untuk mempererat kebersamaan? Apakah ingin mengapresiasi kinerja tim? Atau ingin memberikan sesi pembelajaran melalui pelatihan motivasional? Setelah itu, tetapkan tema yang relevan dengan tujuan. Tema akan menjadi benang merah dalam seluruh rangkaian acara, mulai dari desain, materi, hingga jenis kegiatan yang dipilih.
Checklist :
- Tujuan gathering sudah dirumuskan dengan jelas
- Tema utama dan pesan yang ingin disampaikan telah ditentukan
Menentukan Tanggal, Lokasi, dan Durasi Acara
Pilih waktu yang tepat dengan mempertimbangkan kalender internal perusahaan agar tidak berbenturan dengan aktivitas penting lainnya. Lokasi pun harus dipilih berdasarkan kemudahan akses, kapasitas, dan suasana yang mendukung tujuan acara. Jangan lupakan durasi gathering yang terlalu singkat bisa terasa terburu-buru, sementara yang terlalu panjang bisa menimbulkan kejenuhan.
Checklist:
- Jadwal acara telah dipastikan dan dikomunikasikan ke seluruh peserta
- Lokasi Gathering sudah dipesan dan sesuai kebutuhan teknis maupun suasana
- Akomodasi dan transportasi (jika diperlukan) telah diatur
Menyusun Rundown Acara yang Efisien dan Menarik
Rundown adalah tulang punggung acara. Susun urutan kegiatan dengan memperhatikan alur energi peserta mulai dari sesi ice breaking, aktivitas utama, hingga waktu istirahat. Sertakan juga waktu cadangan untuk mengantisipasi keterlambatan.
Checklist :
- Rundown lengkap dengan estimasi waktu
- Setiap sesi memiliki penanggung jawabnya
- Aktivitas bervariasi : edukatif, rekreatif, dan interaktif
Mengundang Pembicara atau Fasilitator Profesional (Jika Perlu)
Jika gathering dirancang sebagai sesi yang menginspirasi, tak ada salahnya mengundang seorang trainer, motivator, atau fasilitator kegiatan outbound. Mereka dapat menambah nilai sekaligus memperkaya isi acara dengan pendekatan yang lebih profesional dan menggugah.
Checklist :
- Pembicara sudah dikonfirmasi dan diberikan brief acara
- Kebutuhan teknis (mic, layar, alat peraga) disiapkan
- Materi disesuaikan dengan karakter peserta dan tema acara
Menyiapkan Konsumsi yang Cukup dan Variatif
Makanan dan minuman seringkali menjadi salah satu hal yang paling diingat peserta. Oleh karena itu, pastikan konsumsi tidak hanya cukup, tetapi juga enak dan bervariasi. Pertimbangkan kebutuhan khusus seperti alergi atau preferensi makanan sehat.
Checklist :
- Menu telah dikurasi bersama vendor
- Jumlah porsi sesuai dengan peserta
- Jadwal penyajian sinkron dengan rundown
Membuat dan Mendistribusikan Gathering Kit
Gathering kit adalah bentuk perhatian dan apresiasi kepada peserta. Bisa berisi perlengkapan acara (ID card, notes, pulpen) dan merchandise (kaos, tumbler, goodie bag). Kit ini juga bisa menjadi media branding yang kuat jika didesain dengan baik
Checklist :
- Daftar isi kit disesuaikan dengan kebutuhan acara
- Produksi dan pengemasan selesai sebelum hari-H
- Distribusi diatur dengan rapi saat registrasi atau kedatangan
Menyiapkan Tim Panitia dan Pembagian Tugas yang Jelas
Suksesnya acara sangat ditentukan oleh koordinasi tim penyelenggara. Pastikan setiap orang tahu peran dan tanggung jawabnya, serta buat saluran komunikasi yang efektif. Lakukan briefing teknis beberapa hari sebelum acara.
Checklist :
- Struktur panitia sudah dibuat lengkap dengan job description
- Grup koordinasi aktif (WhatsApp, Telegram, dll.)
- Rapat teknis minimal 2 kali sebelum acara
Memastikan Semua Aspek Teknis Siap Digunakan
Aspek teknis sering kali dianggap sepele, padahal bisa menentukan kelancaran acara. Pastikan semua perangkat berfungsi: sound system, proyektor, koneksi internet, serta alat bantu kegiatan seperti papan tulis, kabel, atau microphone cadangan.
Checklist :
- Semua peralatan diuji coba sebelumnya
- Tim teknis standby saat acara berlangsung
- Ada backup untuk peralatan penting
Mengatur Dokumentasi Acara
Jangan lewatkan momen-momen penting tanpa dokumentasi. Foto dan video dari acara ini tidak hanya untuk kenangan, tapi juga bisa digunakan untuk laporan internal, media sosial perusahaan, atau newsletter.
Checklist :
- Tim dokumentasi ditunjuk (internal atau profesional)
- Titik-titik penting acara dicatat untuk difoto/direkam
- Draft caption atau narasi media sosial disiapkan
Menyusun Sistem Evaluasi dan Tindak Lanjut
Evaluasi membantu Anda mengetahui apa yang sudah berjalan baik dan apa yang bisa diperbaiki di acara berikutnya. Bisa dilakukan dengan kuesioner digital, sesi diskusi akhir, atau form feedback singkat.
Checklist:
- Formulir evaluasi disiapkan (Google Form atau kertas)
- Feedback peserta dikumpulkan dan dianalisis
- Catatan perbaikan dibahas bersama tim pasca-acara
Dengan menggunakan checklist di atas sebagai panduan, Anda dapat mengurangi risiko kelalaian dan meningkatkan kualitas penyelenggaraan gathering perusahaan. Ingat, acara yang baik adalah yang mampu memberikan pengalaman menyenangkan sekaligus bermakna bagi seluruh peserta.
Persiapan yang rapi dan menyeluruh bukan hanya menciptakan acara yang sukses, tetapi juga memperkuat citra profesional perusahaan Anda di mata internal maupun eksternal.
PT RINDI SIGMA SULTANA – Event Organizer Gathering Perusahaan
PT RINDI SIGMA SULTANA hadir sebagai partner andal dalam menyelenggarakan acara gathering perusahaan yang tidak hanya seru, tetapi juga berkesan dan penuh makna. Mulai dari perencanaan konsep, pemilihan lokasi, hingga pengelolaan acara secara menyeluruh, semua kami rancang dengan sentuhan profesional dan kreatif, disesuaikan dengan kebutuhan serta anggaran perusahaan Anda.
Hubungi Kami untuk Penawaran Terbaik :
Call/WhatsApp : 0821 – 5875 – 1381 (Admin)
Email : rinditour@gmail.com
Instagram : @rindisigmatravel
Tiktok : @rinditour
