Gathering perusahaan merupakan momen penting untuk mempererat hubungan antar karyawan, membangun semangat tim, hingga menyegarkan kembali suasana kerja. Agar acara ini berjalan sukses, dibutuhkan perencanaan yang matang dan pelaksanaan yang terstruktur, Berikut paduan lengkapnya :
Perencanaan Awal : Tentukan Fondasi Acara
Tentukan Tujuan Acara
Tujuannya akan jadi dasar dari semua keputusan selanjutnya.
Contoh tujuan:
- Team building : Fokus ke permainan kelompok yang membangun kerja sama.
- Apresiasi karyawan : Penuh penghargaan dan suasana santai.
- Perayaan pencapaian : Lebih formal, bisa dengan gala dinner atau award night.
- Rekreasi dan relaksasi : Sifatnya fun, tanpa banyak acara resmi.
Identifikasi Target Peserta
- Semua karyawan? Hanya divisi tertentu? Atau juga mengundang keluarga?
- Jumlah peserta akan mempengaruhi anggaran, lokasi, dan jenis kegiatan.
Bentuk Tim Panitia
Panitia dibagi per divisi:
- Acara: Rundown, MC, games.
- Logistik: Transportasi, akomodasi, perlengkapan.
- Konsumsi: Makanan, snack, minum.
- Keuangan: Budgeting & laporan.
- Dokumentasi: Foto, video, publikasi.
Susun Anggaran
Rinci semua kebutuhan:
- Sewa tempat, transportasi, makanan, akomodasi (jika menginap), souvenir, honor pengisi acara, dekorasi, dll.
- Tambahkan dana cadangan ±10% untuk hal-hal tak terduga.
Pemilihan Lokasi dan Waktu
Tentukan Tanggal yang Strategis
- Pilih waktu di luar jam kerja, misal akhir pekan atau libur nasional.
- Hindari minggu-minggu sibuk di perusahaan (misal saat closing project atau laporan akhir bulan).
Survei dan Pilih Lokasi
Pertimbangkan:
- Jarak & aksesibilitas: Apakah mudah dijangkau oleh semua peserta?
- Fasilitas: Apakah mendukung kegiatan seperti outbound, seminar, atau games?
- Kapasitas & kenyamanan: Cukup menampung semua peserta dengan nyaman.
- Kondisi cuaca: Outdoor atau indoor, apakah rentan hujan?
Contoh lokasi:
- Resort/villa di puncak
- Hotel dengan ballroom
- Tempat wisata atau taman outbound
- Gedung serbaguna (kalau mau lebih hemat)
Rancang Konsep & Aktivitas Acara
Tentukan Tema Acara
Tema bisa membantu membuat acara terasa lebih spesial dan terkonsep, misalnya:
- “One Team, One Dream”
- “Recharge & Refresh”
- “Celebrating Success”
Susun Rundown Detail
Rundown harus disesuaikan dengan durasi dan karakter peserta. Misalnya:
- Ice breaking
- Team games atau outbound
- Sesi apresiasi
- Hiburan (musik, stand-up comedy, karaoke)
- Makan bersama
- Doorprize
Siapkan Aktivitas Menarik
- Games kelompok dengan hadiah
- Talkshow atau sharing session motivasi
- Sesi apresiasi : pemberian reward karyawan teladan
- Hiburan: live music, stand-up comedy, karaoke
- Doorprize & photo booth
Persiapan Teknis & Logistik
Checklist Kebutuhan Fisik
- Transportasi: sewa bus atau mobil
- Akomodasi: reservasi kamar (jika menginap)
- Konsumsi: catering atau makanan lokal
- Alat tulis, mic, sound system, proyektor (jika dibutuhkan)
- Kit peserta: kaos, ID card, goody bag
Komunikasi Peserta
- Kirim undangan resmi + informasi lengkap acara
- Buat grup WA untuk update
- Siapkan form konfirmasi kehadiran
Koordinasi Vendor
Pastikan vendor (makanan, transportasi, pengisi acara) tahu jadwal dan ekspektasi dengan jelas. Kalau bisa, lakukan briefing langsung atau kunjungan lokasi sebelumnya.
Hari H Pelaksanaan
Briefing Panitia
Satu hari sebelumnya atau pagi sebelum acara dimulai:
- Cek ulang peran dan tanggung jawab
- Pastikan rundown diketahui semua tim
Monitoring di Lapangan
- Ada tim yang siap bantu kalau ada kendala teknis/logistik
- Dokumentasi terus dilakukan dari awal sampai akhir
Handle Kejadian Tidak Terduga
Contoh: hujan, peserta sakit, konsumsi telat, alat rusak — siapkan backup plan.
Evaluasi dan Laporan Akhir
Kumpulkan Feedback Peserta
- Form online (Google Form) atau kertas
- Tanyakan kesan, saran, dan masukan untuk acara berikutnya
Evaluasi Internal Panitia
Diskusi terbuka:
- Apa yang berjalan lancar?
- Masalah apa saja yang muncul?
- Apa yang perlu ditingkatkan ke depan?
Susun Laporan Akhir
- Ringkasan kegiatan
- Rincian anggaran dan realisasi
- Daftar vendor dan kontak
- Dokumentasi foto/video
- Rekomendasi untuk acara selanjutnya
Dengan panduan ini, kamu bisa menyusun gathering perusahaan yang bukan hanya fun, tapi juga berdampak secara positif ke hubungan tim dan produktivitas kerja. Kuncinya adalah perencanaan yang detail dan komunikasi yang lancar antar panitia. Selamat menyusun acara yang seru dan bermakna!
PT RINDI SIGMA SULTANA Sebagai Event Organizer Gathering Perusahaan
PT RINDI SIGMA SULTANA hadir sebagai partner andal dalam menyelenggarakan acara gathering perusahaan yang tidak hanya seru, tetapi juga berkesan dan penuh makna. Mulai dari perencanaan konsep, pemilihan lokasi, hingga pengelolaan acara secara menyeluruh, semua kami rancang dengan sentuhan profesional dan kreatif, disesuaikan dengan kebutuhan serta anggaran perusahaan Anda.
Hubungi Kami untuk Penawaran Terbaik :
Call/WhatsApp : 0821 – 5875 – 1381 (Admin)
Email : rinditour@gmail.com
Instagram : @rindisigmatravel
Tiktok : @rinditour
